紙質文件的清理一般是系統地清理已經歸檔的檀卷、編號和分類，并通過編制檀卷目錄來固定其結果。紙質文件清理后形成的實體分類系統，可以為文件的搜索提供一條線索。在電子文件的清理方面，由于電子文件可以通過計算機系統快速、有用、多視點的順序，可以根據不同的需求，利用主動系統自由組合和分類電子文件。因此，在歸檔前，各機關單位將磁性載體和凌亂的電子文件進行分類，并通過標記和排列。

  紙質文件的收集是文件管理部分對已經管理好的文件和資料進行清理，并根據文件來源、內容、時間、方法等方面的歷史聯系對具有應用價值的文件進行徹底收集和分類，組卷后移送文件部分。在會計機作為工作設備的情況下，電子文件可以從任何視點進行分類、組合、檢索，無需對文件進行分類、組合、組卷，因此可以在來源、內容、瞬間、方法等方面表達文件之間的歷史聯系。，所以根本單位不存在專門的分類、組卷、檀卷。與紙質文件相比，電子文件的接受工作更加凌亂。在接受方式上，可以選擇將軟盤、磁帶或光盤移送到文件部分，也可以選擇進入文件部分網絡規則的地址。在接受過程中，需要必要的設備條件、技能條件和業務準備。部分檔案需要配置專用的電子文件格局轉換設備，對接收檔案進行一致轉換，以管理不同格局的電子文件識別問題。

  電子文件和紙質文件的編目和檢索方法不同

  傳統檔案的編目是根據年代和分類號逐卷抄寫檀卷中的文件目錄，然后編寫檀卷目錄，然后構成符合引用目錄的目錄。搜索就是手藝查看這些目錄。檀卷級目錄的電子檔案消亡，增加了新的磁帶目錄。電子檔案的每一個軟盤、磁帶、光盤都要按照倉庫里的順序編號，并寫標題，簡要說明各自存儲的內容或跨度。磁帶標題按序號聚集，編成磁帶目錄。電子檔案由計算機上的全文管理，可以隨意整理、分類、放置、搜索，完成文件的全文可以主動搜索。

  判斷電子檔案和紙質檔案的方法不同

  對于電子文件而言，由于電子文件具有易逝性，易于更改，文件信息內容"轉瞬即逝"，在文件構成之前，有必要決定它是否需要保存和保存時間。電子文件的判斷與紙質文件的判斷相同，是對其保存價值的判斷和猜測。不同的是，判斷過程需要充分分析文件的內容和一些方法的特點，還需要對文件進行必要的技能分析，因為就電子文件而言，技能狀況與文件的實際性、可讀性和應用規模密切相關，可以直接影響其保存價值。電子文件的完整性、可讀性和可行性不僅僅是判斷工作中的綜合表現，還有電子文件的判斷方法和判斷方法。判斷程序:歸檔確認歸檔文件，區分保管期限;文件室在接受電子文件時，會判斷內容和技能;在保存一定時間后，判斷未進入文件室的電子文件，以確認其是否需要持續保存。

  不同的倉庫管理方法有電子檔案和紙質檔案。

  一般來說，檔案的保存是對倉庫及其柜架中的檔案進行的日常維護管理。為了維護檔案實體的秩序，使檔案在儲存和應用中始終有序;要保持檔案實體的物理化學狀態，使其在儲存和應用中不受人為或自然因素的傷害，并盡可能延伸其物質形態"天然壽數"。它的存儲環境和保護設備明顯不同于紙質文件。電子文件存儲載體信息容量大，文件的軟盤、磁帶、光盤的排架長度和占用空間小，便于文件倉庫的管理。它對存儲場地的面積要求不高，但對環境溫度、濕度和磁性要求較高。它需要嚴格控制倉庫的溫度和濕度，并配備除塵、防火、防紫外線、防高磁場和電場的設備。電子文件也需要嚴格防范。