首先是基于我(主要是基于發布單位)。但是，如果本單位發布的文件(紅頭文件)需要歸檔，其他單位(包括上級).對于同級和下級機關的文件，需要管理的文件(文件)必須歸檔，重要文件應歸檔，閱讀類文件不能歸檔。

  文件以“件”對單位進行清理歸檔。一般每份文件一份，

  文件原件和稿件為一件(如法律法規等重要文件必須保存之前的批改稿件，其原件和之前的稿件包括稿件)。

  原件和仿制件是一件(關于制成數據).不利于檔案保存的文件(如熱敏紙傳真件).鉛筆書寫的重要文件)，以及應用中損壞的文件，應復制并歸檔。復印件包括復印機制造的復印件和手工抄寫的復印件。這些仿制件應該和原件一起使用)。

  轉發文件和轉發文件是一個(轉發文件和轉發文件是一個文件的不同部分，前者往往包括遵守意見和履行要求，后者是詳細內容，很難切割文件的效率，所以也應該是一個)。

  文本和附件是一個(附件是指附屬于文本后的其他文件和資料，作為文本的補充澄清或參考資料，例如附帶的圖表.會計數字、正文批準或發布的法律文件等。一般來說，正文和附件是一個，如果附件數量多或者太厚，不容易裝訂，也可以是一個)。

  報告、名冊、圖冊等。一本書(本書)是一本(報告、名冊、圖冊等)。一般每本書(本書)的內容都比較完整，具有獨立的檢索價值。因此，一本書(本書)應根據其原有的裝訂方法作為一本書)。

  來文和復文各有一個(這是一個比較特殊的規則?！皝砦呐c復文”它是對聯系密切的交游性質的文件資料的概括性表達，也包括“去文與復文”從文種上看，包括請示和批復、陳述和指示、函和復信、告訴和陳述等。

  每個請示和批復都是一個。

  各有一個陳述和指示。

  文件管理單(文件一般在運行過程中附有文件管理單或起草單，并發送文件頭紙，部分還附有領導指示的簽署批準文件等。這些表格實際上記錄了文件的組成和管理過程，這些表格是文件不能切割的重要組成部分，應該與文件一起使用)。

  “為一件”指在實體上裝訂在一起，編目時也只表現為一個條目。

  文件歸檔的清理工作，必須遵循文件構成規則，堅持文件之間的有機聯系。放置方法強調根據原因放置。

  歸檔文件根據不同年度、不同安排(問題)、不同保管期限等組成的客觀規則進行相對集合，維護不同文件之間的有機聯系。放置文件時，強調“事由準則”把由同一事件組成的文件放在一起，使文件之間的有機聯系得以充分表達。

  裝訂前，將所有文件清理干凈，按照上述清理標準，將歸屬于一件的材料放在一起，便于裝訂，避免返工。

  歸檔文件數據修整后，需要重新裝訂符合檔案維護要求的裝訂數據，固定文件頁面，避免丟失文件頁面，便于歸檔后保存和使用。

  裝訂前，應拆除對文件保存有影響的原始訂書釘、回形針等金屬物品(原文件已使用不銹鋼釘的原始裝訂)。

  應將“件”內頁按照一定的方法對齊，方便以后閱讀和使用。一般來說，如果選擇左上角裝訂，應該對齊左上角;如果選擇左邊裝訂，應該對齊左下角。(主張管理文件類選擇左邊裝訂，污染源品種選擇左上角裝訂。一般一件裝訂兩個不銹鋼訂書釘比較合適)

  有必要對它們進行排序。順序如下:原件在前面，定稿在后面;文本在前面，附件在后面;原件在前面，仿制件在后面;轉發文本在前面，轉發文本在后面;文本在前面，文本在后面。中文在前面，少數民族文本在后面。不同文字的文本沒有特殊規則，中文在前面，外文在后面。如果有文件管理單，一般會放在后面;但是如果貼的牢固，可以放在前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，然后更好的維護原貌。

  裝訂以“件”對于單位進行，對裝訂材料做一致規定，一般選用不銹鋼訂書釘裝訂，如果文件太厚，則提倡選用三孔一線。

  裝訂要求：裝訂用品必須對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方法應該能夠更好地維護文件的原始外觀。