檔案管理系統，通過建立統一的標準來規范整個檔案管理，包括各個業務系統的檔案管理;構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息處理，包括收集、移交接收、歸檔、保管管理、借閱利用、研究開發等。同時，逐步將業務管理模式轉變為服務管理模式，以服務模型作為業務管理的基礎，以業務流和數據流為基礎的服務模型體系平臺。

  檔案管理領域曾出現過這樣的情況：傳統檔案柜管理系統普遍存在系統檔案編目過程繁瑣低效、整理時間長、檔案存放順序易被打亂、檔案查找耗時長、檔案盤點操作不科學、無效檔案管理滯后等問題。

  如何解決傳統檔案管理系統的缺陷?

  隨著計算機網絡技術和條形碼技術的快速發展，將射頻識別技術和數字檔案建設與檔案實體的科學管理相結合，實現科學、高效、高度現代化管理的檔案建設新模式成為可能。RFID技術作為一種新型的身份識別、物料跟蹤、生產自動化控制、倉庫管理、鐵路車輛和貨運集裝箱識別等。隨著射頻識別技術的日益成熟，將射頻識別技術應用于檔案管理是可行和有益的。

  基于射頻識別技術的文件管理系統由中央數據庫和終端管理器組成，終端管理器是系統的數據訪問中心和信息輸入輸出終端。終端管理器包括RFID標簽、門禁、手持終端、發卡機等具有集成RFID功能的設備，是中央數據庫獲取和輸出信息的重要端口。RFID讀寫設備的功能是將數據庫中的信息寫入標簽或將標簽中的信息導入數據庫。手持射頻識別終端是管理員收集和交流現場信息的硬件。管理員將收集到的數據導入中央數據庫，然后為使用文件管理信息系統的各種功能提供數據支持。發卡機構用于完成圖書管理員權限卡的發放和設置功能。

  1)人事管理：向館內工作人員和外來人員發放RFID門禁卡，作為進出檔案的標識。RFID門禁卡是一種內置RFID標簽的卡，可以讀取RFID標簽存儲芯片中管理員和外人的基本信息，進行識別和權限操作等。

  2)物品管理：對于需要管理的物品：文件袋、文件箱、架子等。每個文件袋和文件箱上都貼有一個超高頻射頻識別標簽，每個標簽都是文件箱的標識。由于標簽數量較多，可以使用相關的RFID標簽打印機進行大規模重寫，操作快捷，便于統一重寫。倉庫檔案盤點時，庫內工作人員使用相關的超高頻RFID讀寫設備對倉庫進行盤點。達到高速、高精度的效果。

  智能檔案管理系統的應用價值

  依托RFID技術的智能檔案管理系統，大大提高了館藏檔案管理的效率，不僅提高了排架的速度，而且提高了排架的準確性。通過館藏盤點，不僅可以準確掌握館藏檔案的數量，還可以掌握檔案的類別和實時位置信息，從而實現人工排架幾乎不可能完成的任務。

  智能文件管理系統的應用是射頻識別技術的綜合應用。智能文件架的應用為文件管理人員提供了便利，也為提高文件管理效率、降低成本提供了更高效的途徑。智能檔案架的出現，充分發揮了RFID技術在檔案中的應用價值，實現了真正意義上的“數字檔案”。