確定數字化檔案的存儲方式是數字化生產系統需要解決的另一個問題。這個問題還包括數字化后文件存儲格式的選擇、數字化后文件名的標準化以及文件存儲邏輯結構的確定。同一文件數字化后可以轉換成不同的格式。比如掃描一個文件后，可以以JPEG、BMP、TIF等圖片格式保存。使用哪種存儲格式主要由其通用性、質量、存儲容量和特點決定。存儲格式不佳不利于系統的移植，但在通用性和質量相同的格式中，我們一般根據格式的存儲容量和特點來確定存儲格式。例如，掃描同一個頁面文件，并以上述三種格式以相同的質量保存后，TIF格式文件占用的存儲容量較低，所以我們在掃描時一般選擇TIF格式作為文件存儲格式。這也是我們圖書館用來掃描一般紙質文件的格式。再比如，我們在保存視頻文件的時候，一般都會采用流格式，因為它的特點決定了它更適合在線傳輸。當然，格式的選擇沒有標準，需要根據實際情況靈活選擇。

  在確定文件存儲格式后，我們還需要確定文件名和存儲邏輯結構。好的名稱規范和邏輯結構可以方便我們組織和引用文件。例如，我們可以為某一類型的文件創建一個目錄，并在該目錄中為該類型文件的子類創建子目錄，從而形成多級目錄結構。對于文件，我們可以使用類似“全宗號”的結構。-目錄號。-案件號。文件號。-頁碼?！币詷藴驶鼈兊拿Q，并將其保存在相應的目錄中。這樣，即使沒有文件路徑索引信息，我們也可以很容易地找到文件對應的電子文件，同時有利于文件路徑索引信息庫的建立。

  二是數字化利用體系。

  (a)數字利用系統的功能。

  數字化系統應該能夠為用戶提供快捷的服務，為工作人員提供便捷的管理。它包括以下功能：

  1、用戶注冊。

  該功能完成用戶個人信息的登記，登記的信息可作為借出查詢統計的原始數據。

  2.文件檢索。

  該功能根據用戶提供的檢索條件給出所需文件的目錄信息。檔案檢索的范圍不僅包括我館的檔案，還包括通過檔案專網和互聯網檢索其他檔案的館藏。此外，隨著電子政務的普及，目前的文件可以在網上搜索。

  3.檔案借閱管理。

  該功能完成用戶借閱信息的登記，為用戶提供所需文件，完成復制文件、收費使用等輔助管理。由于傳統檔案和數字檔案將長期共存，檔案借閱管理應包括傳統檔案借閱管理和數字檔案借閱管理。兩者的主要區別是：在借閱傳統檔案的管理中，紙質檔案、照片等原始檔案被借閱，借閱的檔案保存在倉庫中，一個檔案只能一個用戶同時使用，檔案被復制提取;對于數字檔案借閱的管理，借閱電子文檔，文檔存儲在大容量內存中。一個檔案可以同時被多個用戶使用，檔案通過打印和數字復制的方式進行復制。